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請求書をpdfでメール添付する際の注意点は

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請求書をメールで送る際は

請求書を送る際、文書ではなくメール添付で送るのは法的には問題なく、最近はメールで受け付けるところも増えています。

ただ、エクセルなどで作成したものをそのまま送ると、後で改ざんされる恐れがあるので、メール添付で送る場合、PDF形式に変換して送るのが一般的です。

情報セキュリティの面から、パスワードをかけて送付することが多く、Adobe Acrobatで PDF文書にパスワードを設定できます。
パスワードは、文書を開くパスワード、権限パスワード、添付ファイルを開くパスワードの3種類のパスワードが設定できます。

文書を開くパスワードは、PDF文書を開く際にパスワードを入力することで、特定の人だけ開けるように文書の閲覧を制限することができます。
パスワードは添付するメールと一緒に記述するのではなく、別にパスワードだけ後から送るとよいでしょう。

メール添付の際の注意点は

メールで請求書を送る場合、メールのタイトルに「○月分請求書添付」「ファイル名:○○請求書」など、請求書がメールに添付されていることがわかるように記載しておくと良いでしょう。
後でメールボックスの中で請求書で検索ができるので、自分の確認だけでなく相手方も事務処理しやすくなります。

もしも先方がファイルを開けなかった場合でも、請求書が見られなかったから支払いを行わない、というトラブルの回避のため、メール文書内には請求内容や支払日、請求番号、支払期限を明記しておきます。

ビジネス文書としてのマナーは厳守

メールの場合でも、通常の請求書送付と同様、前文頭語と挨拶、主文、末文で構成された、きちんとしたビジネス文書として送るのがマナーです。

あらかじめテンプレートを用意しておくと文書作成の手間が省けますが、請求の日付や時節に応じた挨拶文など、修正すべき個所は必ず修正するのを忘れてはいけません。

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