請求書の適切な管理方法は

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請求書は2種類に分けて保管を

請求書には、先方から受け取る、支払いを求められる請求書と、個人事業主など、自身が先方に向けて発行する入金の請求書があります。
先方から受け取った請求書は、未払分の請求書と支払い済みの請求書に分け、ファイルや封筒などに一時保管しておくようにします。

未払い分の請求書は、請求金額が正しいか、請求書の内容に間違いがないか、などを確認した上で、支払期限までに代金を支払います。
支払い済みの請求書には、○月△日、銀行振込で支払い済、などと記載するか、支払済のゴム印を押し、他の支払い済みの請求書とともに保管します。

ATM利用明細書や振込明細書があれば、請求書に貼付しておくと良いでしょう。

効率的な保管の方法は?

請求書を先方に発行したら、請求書の控えをファイルや封筒に、日付順や月別で保管します。

入金の期限日に、請求金額が振込まれているか確認し、確認できれば、○月○日、銀行振込で入金済み、などと記載するか、入金済の印を押し、別に入金済みの分として保管しておくと良いでしょう。

取引先の数が多いのなら、売上関係の請求書、仕入関係の請求書、一般の経費関係の請求書、などと項目に分けて請求書の発行日付順に保管したほうがよいでしょう。
また、取引先が少ない場合、月ごとにファイルすると毎月の取引が把握しやすくなります。

請求書の発行時には、見積書、納品書、請求書の3つの数字が合っているかどうかも必ず確かめます。

請求書の保管義務について

請求書は会計や税務にも必要となり、受け取った請求書を紛失してしまうと、経費として認められない場合もあるのできちんと保管する必要があります。

また、消費税の仕入税額控除を受けるためには、請求書を7年間保管しなければならないと消費税法で定められ、個人事業主の場合5年間の保存期間となっている、ということも知っておくべきです。

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