納品書と受領書と検収書の役割と必要性は

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納品書の役割は

納品書は、取引にかかせない書類の一つです。 物品を納品する際、納品物と一緒に同封させることで、依頼主を安心させる役割があります。

物品だけの納品だと、注文したものはこれで間違いないのか?と依頼主を不安にさせてしまう恐れもあります。 しかし、納品書があれば、この不安を解消できるのです。

納品書の記載事項は見積書と同じで、見積書と納品書の内容が異なっていれば、不完全履行として受領を拒否されたり、最悪の場合損害賠償請求をされるケースもあります。

そして、このような事態を避けるために、納品書は請求書と兼用になっている場合が多いです。 しかし、形式や発行の仕方は特に決まっていないので、発注者と受注者の間で混乱を生じないように事前に取り決めをしておくべきでしょう。

受領書の役割

受注されたものを発注者に届けると、発注者は、受け取りの証明として、受領書を発行します。

物品がきちんと届いたことを証明し、検収に入ったことを伝えてくれる書類であり、先方が発注したものを確かに受け取ったことで、受注者も安心でき、今後のスムースな取引にもつながります。

受領書には、発行日、取引相手名、発行者名の他、受領した案件、商品名、受領した商品の単価、受領した商品の数、受領した商品の合計金額、などを記載します。

検収書の意味は

検収書は、発注したものを受け取った後、不良品や、数に間違いがないかなどを発注者が確認し、問題がなければ発行します。 検収書が発行されることで、受注者は請求書を送ることができるようになります。

検収書を発行すると、特別な場合を除き、それ以後はクレームを出さないことを相手に伝える証明になります。

受領書の場合、物品を確かに受け取ったことを証明するだけです。 受領書はもらっても検収書はもらえなかった場合、後からクレームを受ける可能性もあります。 このため、検収書は単なる受領書とは異なるので、発行は慎重に行う必要があります。

これらの書類は、必ず発行しなくてはいけないものではありませんが、取引を行う双方にとって、信頼を築き、スムースに取引を進めるために有効な手段となります。

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