納品書に送付状を添付する際の基本は

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納品書の基本は

先方に納品書を送る際は、送付状を同封するのが礼儀です。 送付状は、カバーレター、挨拶状、添え状、あるいは送り状などとも呼ばれます。

送付状には特に決まった形式はありませんが、一般的に、送付日、宛先、送付者、連絡先、所属する組織名、件名、書類の概要、などの項目を記載することになります。

送り方は、宅配物と一緒に送るか、FAXで送る、PDFをメールで送る、郵送する、などの方法があります。 送るタイミングとしては、納品するものと一緒に送り、納品書と照らし合わせて納品したものを確認できるようにします。

納品書の記載内容は

納品書の日付は、納品日と同じにしたほうが紛らわしくなくてよいのですが、納品書の発行日や出荷日を記載しても問題ありません。 送付者は、会社名・組織名・送付者・連絡先を記載し、必要なら担当者印を押印します。

宛先が企業の場合、社名だけでも構いませんが、納品書と同じ発注部署名または配送先名を記載したほうがより丁寧になります。

作成者が企業の場合、社名以外に作成部署名まで記載します。

納品書を宅配と一緒に送る場合

物品の購入の場合、通常は宅配と一緒に送られ、受け取る側は納品書と照らし合わせながら購入したものに間違いないか確認します。 納品書は、通常、外装の内側か外側にはりつけますが、信書に該当するため、宅配物と一緒に送る場合は無封の状態で送ることになります。

無封とは、封筒等に入れていない状態か、封筒等に入れても納入口を閉じていない状態のことを指します。

また、もし封筒等に入れて納入口を閉じていても、封筒等が透明で容易に内容物を透視することができる状態か、封筒等の納入口付近に「開閉自由」等の表示をし、運送営業者等が内容物の確認のために任意に開閉しても差し支えないもの、ということがすぐに判別できるような状態なら、無封という判断がされます。

雨などで書類が濡れてしまうのを防ぐため、クリアファイルに入れるのも親切な一工夫です。

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